Comment déterminer sa surface de bureaux lors d'une recherche de locaux ?

Lorsqu’on est chef d’entreprise, quelle que soit la taille de cette dernière, le déménagement des bureaux est une étape quasi incontournable de la vie professionnelle. En effet, rares sont les sociétés qui peuvent se développer tout en gardant les mêmes locaux. Et c’est d’autant plus vrai pour les start-ups, à la croissance rapide.

Pour donner un cadre de travail agréable à ses équipes et recevoir ses clients dans les meilleures conditions, il faut trouver les locaux professionnels adaptés à ses besoins. Comment calculer la surface nécessaire pour ses bureaux ? Quelles sont les bonnes questions à se poser ? DBX Conseil vous apporte quelques astuces pour bien évaluer la taille de votre espace de travail.

Élaborer un cahier des charges

Avant toute chose, vous devez être au clair sur les besoins de votre entreprise et les répertorier dans un cahier des charges rigoureux. Ils vont bien sûr comprendre votre nombre de collaborateurs. Mais ce n’est pas tout, vous devez aussi prendre en compte les spécificités de votre entreprise. Par exemple, avez-vous besoin de locaux de reprographie, d’un espace détente, d’une pièce pour vos serveurs, ... ?

De plus, quelles sont les habitudes de vos équipes ? Se déplacent-ils en vélo, en voiture ? Souhaitez-vous mettre à leur disposition un parking ? Et sont-ils encouragés au télétravail ou à d’autres modes de travail nomades ? Si tel est le cas, vous aurez peut-être besoin d’une surface moins grande.

Par ailleurs, il est important de définir dès cette étape votre zone d’implantation. Cela aura une influence certaine sur la surface de vos locaux professionnels, étant donné la diversité des prix selon les régions. Pour vous aider à déterminer votre aire de recherche, il est intéressant de vous poser la question de la localisation géographique de vos salariés, mais également de vos clients. On sait notamment que certains types d’entreprises se concentrent dans certaines zones bien précises… De plus, cherchez-vous à vous installer en centre-ville ou en périphérie ? Avez-vous besoin d’être proche des transports en commun, de disposer d’un accès facile par la route ? Soyez rigoureux, car le montant de votre futur loyer en dépend.

Quel type de bureaux voulez-vous ?

Ensuite, il vous faut définir la nature de vos espaces de travail : plutôt open space ou bureaux fermés ? Il ne s’agit pas de se précipiter sur une option, estimant par exemple que la « mode » est aux open spaces. Vous devez toujours revenir à votre entreprise et à son mode de fonctionnement. Est-ce qu’un grand nombre de vos employés a besoin de recevoir des gens (rendez-vous client, entretien d’embauche, etc.) ? Si oui, il peut être intéressant de prévoir des bureaux fermés. Est-ce que, dans votre établissement, il est primordial que les équipes puissent largement et rapidement communiquer entre elles ? Dans ce cas, il semble judicieux de les disposer dans un open space.

Bien évidemment, vous n’avez pas à trancher entre l’une des deux options, et la solution résidera souvent dans une combinaison. Mais pour en déterminer les proportions, vous devez être attentif aux besoins de vos employés.

Combien de collaborateurs vont occuper les locaux ?

C’est bien sûr la question centrale pour calculer la surface de ses bureaux, et nous allons vous donner quelques repères en fonction de votre nombre de salariés. Mais avant cela, rappelez-vous qu’en tant que dirigeant, vous devez avoir une vision à moyen terme, a minima. Par conséquent, lorsque vous évaluerez l’effectif de votre société, n’oubliez pas les recrutements à venir ! Vous n’avez certainement pas l’intention de déménager tous les ans, donc optez pour des locaux qui pourront accueillir l’ensemble de vos équipes (y compris les stagiaires ou autres consultants externes), en tenant compte de vos prévisions de croissance.

Ensuite, il est possible d’effectuer des équivalences entre le nombre de personnes et la surface nécessaire. Voilà les chiffres que l’on considère généralement, pour un bureau fermé :

• Pour 1 personne  : 12 m²
• Pour 2 personnes : 15 m²
• Pour 3 personnes : 20 m²
• Pour 4 personnes : 25 m²
• Pour 5 personnes : 30 m²

Pour un open space, le calcul est différent. On a tendance à considérer, par exemple, que 70 m² suffisent à accueillir 10 personnes. Évidemment, ces données restent indicatives et vous pouvez les adapter en fonction de votre propre perception.

Quelles sont les surfaces annexes à prendre en compte?

Enfin, pour une estimation cohérente de la taille de vos bureaux, n’oubliez pas de prendre en compte les autres surfaces. A commencer par les salles de réunion : comptez environ 3 m² par personne. Et tenez compte de la potentielle simultanéité des rendez-vous, pour définir le nombre de salles dont vous aurez besoin. C’est aussi le moment d’intégrer les différents espaces supplémentaires : local de reprographie, accueil, espace cafétéria…

Pour conclure votre calcul, vous devrez ajouter environ 20 % pour la prise en compte des espaces de circulation, les sanitaires, ainsi que les locaux techniques et de service. Il est essentiel de ne pas oublier ces éléments indispensables ! En dernier lieu, ajoutez une marge d’erreur à la valeur totale, 10 % étant un chiffre raisonnable pour ce paramètre.

Cet article a été mis à jour le 21 Juillet 2020.